فتح ملف مبتعث جديد

يتقدم المبتعث بعد الحصول على قرار الابتعاث وبعد الوصول إلى مقر البعثة بطلب فتح ملف.

الطلبات ذات العلاقة:

  • طلب فتح ملف مبتعث

ضوابط فتح ملف مبتعث جديد:

  • أن يكون قرار الابتعاث ساري المفعول
  • أن يكون قبول المبتعث في نفس الجامعة و التخصص و الدرجة العلمية المشار إليهم في قرار الابتعاث
  • أن يكون معهد اللغة معتمداً لدى الملحقية في المدينة المراد الدراسة فيها إذا كان قرار الابتعاث يتضمن دراسة مرحلة اللغة
  • أن تكون الجامعة موصى بها من قبل التعليم في التخصص و الدرجة العلمية المراد دراستها و ليست ضمن الجامعات الموقفة
  • أن تكون مدة التدريب للموظف المبتعث للتدريب بموجب قرار الابتعاث أكثر من ستة أشهر و لو بيوم واحد و في حال صدر قرار تمديد لمدة إضافية للموظف المبتعث للتدريب لستة أشهر أو أقل فإن التمديد يعتبر حالة تالية لهذه المدة ولا يعتبر ضمن المدة الأولى لغرض فتح الملف لأن الغاية عند فتح الملف هي المدة التي أبتعث لها الموظف بموجب قرار ابتعاثه إلا في حال كانت لديه ترقية بعثة للتدريب لمرحلة أعلى

ضوابط تحديد بداية الصرف:

  • عند توفر المستندات اللازمة، التي من أهمها قرار الابتعاث، فإنه يبدأ الصرف على المبتعث من تاريخ وصوله إلى مقر البعثة، على ألا يسبق التاريخ المحدد لبدء الدراسة بأكثر من شهر، ما لم يحدد تاريخ معين لبدء الصرف في قرار الابتعاث، علما بأنه لا يعتمد أي تاريخ لبدء الصرف على المبتعث يسبق تاريخ وصوله إلى مقر البعثة.
  • إذا صدرت الموافقة على إلحاق الطالب الدارس على حسابه الخاص بعضوية البعثة، أثناء تواجده في مقر البعثة، فيحدد تاريخ بداية الصرف من تاريخ صدور قرار الإلحاق، على ألا يسبق بدء دراسته بأكثر من شهر.
  • إذا صدرت الموافقة على إلحاق المرافق بعضوية البعثة، أثناء تواجده في مقر البعثة، فيحدد تاريخ بداية الصرف من تاريخ بدء الدراسة، على ألا يسبق ذلك تاريخ صدور قرار الإلحاق.
  • إذا كان الموظف مبتعثاً للتدريب فإن مدة البعثة تحتسب من تاريخ بداية البرنامج التدريبي/الدراسي المحدد في قرار الابتعاث، على أن يحدد تاريخ بداية الصرف بعد الثلاثين يوماً الأولى من تاريخ بداية ذلك البرنامج، وفي حال وصول المبتعث للتدريب إلى مقر البعثة بعد تاريخ بداية البرنامج التدريبي/الدراسي المحدد في قرار الابتعاث فإن الصرف يكون بعد الثلاثين يوماً الأولى من تاريخ وصول المبتعث للتدريب إلى مقر البعثة.

كيفية التقدم بطلب فتح ملف مبتعث:

يمكن للمبتعث الجديد التقدم بطلب ” فتح ملف مبتعث ” من خلال الرابط (فتح ملف مبتعث) على موقع وزارة التعليم واتباع الخطوات التالية:

  1. تعبئة الخانات المخصصة للمبتعث كالآتي مع التاكد من دقة البيانات المدخلة:
    • البيانات الشخصية
    • البيانات الدراسية
    • المؤهلات الدراسية
    • عناوين الاتصال (مع مراعاة كتابة عناوين السكن في المملكة المتحدة و المملكة العربية السعودية باللغة الإنجليزية)
    • بيانات جواز السفر
    • بيانات الابتعاث
    • الحساب البنكي (إن وجد)
    • المرافقين
    • الإقرار و النهاية
  2. تحميل الملفات (المسوغات) المطلوبة في الخانات المخصصة لذلك
  3. الضغط على تسليم الطلب ليتم إرساله للملحقية

المسوغات المطلوب إرفاقها في طلب فتح ملف مبتعث:

  • طباعة نموذج التعهدات و الإقرار للمبتعث و من ثم تعبئته و تحميله في الطلب
  • الشهادات السابقة شريطة أن تكون معادلة إذا كانت صادرة من خارج المملكة العربية السعودية
  • بطاقة الهوية الوطنية سارية المفعول
  • سجل الأسرة للمبتعثة أو المبتعث المتزوج
  • الصفحة الأولى من جواز السفر للمبتعث
  • الصفحة الأولى من جوازات السفر للمرافقين
  • تأشيرة (طالب) للمبتعث مع ختم الدخول للمملكة المتحدة
  • تأشيرات المرافقين مع ختم الدخول للمملكة المتحدة
  • قرار الابتعاث
  • القبول الأكاديمي
  • قبول دراسة اللغة الإنجليزية (في حال تضمن قرار الابتعاث دراسة مرحلة اللغة)
  • إجازة استثنائية (إجازة مرافق) تغطي كامل مدة دراسة المبتعث من جهة عمل المحرم/المرافقة، إذا كان موظفاً حكومياً
  • وكالة شرعية لمحرم المبتعثة من و كيلها الشرعي في حال كونه غير الأب أو الزوج

ملاحظات:

  • يتم إفادة المبتعث بالموافقة على طلب فتح ملف مبتعث من خلال قبول الطلب و إرسال بريد إلكتروني يتضمن رقم الملف في الملحقية و رابط التسجيل على نظام سفير ٢ .
  • بعد التسجيل في نظام سفير ٢ يمكن التقدم بالطلبات الآتية:
    • طلب ضمان مالي
    • طلب تعريف عقار
    • طلب تعريف بنك
    • طلب تأكيد تسجيل
    • طلب تعديل بيانات بنكية
  • بعد التقدم بطلب تعديل البيانات البنكية و قبول الطلب من الملحقية فيمكن التقدم بالطلبات الأتية:
    • طلب تعويض (فواتير رسوم تأشيرة)
    • طلب تعويض رسوم تسجيل الشرطة
    • طلب صرف فروقات
    • تعويض بدل أدوات علمية / مراجع (ماجستير ودكتوراه)
    • تعويض بدل تنقلات إجراء أبحاث (ماجستير ودكتوراه)
  • يمكن للمبتعث التقدم بطلب فتح ملف مرافق دارس في حال رغبة المرافق الدراسة شريطة أن تكون تأشيرة دخول المرافق (زوجة/محرم) (Student or Dependent Visa or C- Visit- Student)، وفق ضوابط الدراسة الصادرة من الجهات الرسمية البريطانية، حيث لا تجيز القوانين البريطانية الدراسة لمن لديه تأشيرة سياحة (C-Visit)
  • إذا تم رفض طلب فتح ملف مبتعث لعدم إرفاق المسوغات المطلوبة أو لأي أسباب أخرى، فيمكن التقدم بطلب جديد مع إرفاق جميع المسوغات المطلوبة و مراعاة الأسباب المذكورة لرفض الطلب و تفاديها