يحق لمبتعث الدراسات العليا (ماجستير/ دكتوراه) حضور مؤتمر علمي (Conference) او ورشة عمل (Workshop) مرة واحدة خلال المرحلة، ويمكن الموافقة على طلب المشاركة في مؤتمر أو ورشة عمل ثانية بشرط أن يكون للمبتعث بحث مقبول للعرض في المؤتمر أو ورشة العمل. وتؤكد الملحقية على أهمية المشاركة في المؤتمرات العالمية ذات المستويات العلمية العليا والتي تكون المشاركات فيها مقتصرة على اللغة الإنجليزية (لغة بلد الابتعاث).
ضوابط حضور مؤتمر علمي أو ورشة عمل:
- أن تكون البعثة سارية خلال فترة انعقاد الندوة او المؤتمر.
- أن يتقدم المبتعث بطلب حضور مؤتمر علمي او ورشة عمل بوقت كافٍ ليمكن دراسة الطلب واتخاذ القرار المناسب.
- أن يحصل المبتعث على موافقة مسبقة من الملحقية قبل حضور المؤتمر او ورشة العمل.
- ألا يكون المؤتمر مخصصاً للطلاب.
- ألا يكون الحضور لسيمينار او لمحاضرات عامة حتى لو كانت في التخصص ذاته
- أن يكون الحضور للمؤتمر او ورشة العمل داخل بلد الابتعاث (المملكة المتحدة)
- أن تكون المشاركة في المؤتمر او ورشة العمل داخل بلد الابتعاث (المملكة المتحدة) أو في المنطقة الجغرافية (قارة اوروبا).
- أن يكون موضوع المشاركة في المؤتمر أو ورشة العمل في صميم تخصص المبتعث من خلال المشاركة بورقة علمية أو ملصق علمي.
- ألا يكون قد تم المشاركة بالبحث ذاته من قبل في مؤتمر علمي وافقت عليه الملحقية – في حالة ان المشاركة بعنوان المشاركة السابقة يجب على المشرف ان يوضح في خطابه الفرق بين المشاركتين
- أن يوصي المشرف الدراسي بالجامعة بأهمية مشاركة المبتعث وعلاقتها بدراسته الحالية او بحثه.
- ألا تؤثر المشاركة سلباً على دراسة المبتعث.
- يحق للمبتعث حضور مؤتمر ثانٍ فقط شريطة أن يكون لغرض المشاركة خلال المرحلة الدراسية الواحدة.
- يمكن للمبتعث التقدم بطلب تعويض (مكافأة حضور المؤتمر الأول فقط)، وذلك بعد الحصول على موافقة الملحقية وفق ضوابط التعويض عن المؤتمرات والندوات العلمية.
- يمكن للمبتعث التقدم بطلب تعويض (عن رسوم التسجيل في المؤتمر فقط) في حال المشاركة للمرة الثانية، وذلك بعد الحصول على موافقة الملحقية وفقضوابط التعويض عن المؤتمرات والندوات العلمية.
- يصرف للمبتعث تذكرة السفر بعد الموافقة على طلب حضور المؤتمر.
- يمكن للمبتعث التقدم بطلب التعويض عن تذكرة السفر في حال الحصول على موافقة الملحقية وذلك وفقضوابط التعويض عن تذاكر السفر.
- أن تكون رسوم التسجيل للمؤتمر معقولة (الحد الاقصى لرسوم التسجيل 500 جنيه استرليني او ما يعادله من العملات الاخرى في حالة عدم وجود مشاركة علميه وبحد اقصى 1000 جنيه استرليني او ما يعادلها من العملات الاخرى بشرط أن يكون للمبتعث بحث مقبول في المؤتمر
- أن يكون تاريخ حضور المؤتمر أو ورشة العمل قبل تاريخ حصول المبتعث على الدرجة المبتعث من أجلها (تاريخ منح الدرجة Award Date).
- أن يحضر المبتعث كامل فترة المؤتمر الذي تمت الموافقة عليه ويرفق بعد عودته ما يؤكد ذلك، حيث أن الغرض من حضور المؤتمر الاستفادة القصوى من خلال ما يتم عرضه والالتقاء بالمتخصصين في مجال دراسة المبتعث.
كيفية التقدم بطلب حضور ندوة أو مؤتمر:
يمكن للمبتعث التقدم بـ (طلب حضور ندوة أو مؤتمر) عبر الدخول لسفير ٢ واتباع الخطوات الآتية:
- من قائمة الخدمات الدراسية اختيار طلب التنقلات العلمية
- اختيار نوع التنقلات: حضور ندوة أو مؤتمر
- تعبئة بيانات طلب حضور ندوة أو مؤتمر:
- نوع المشاركة (ندوة/ مؤتمر/ ورشة عمل / اخرى)
- عنوان المؤتمر
- مقر المشاركة (الدولة)
- تاريخ بداية المؤتمر أو ورشة العمل
- تاريخ نهاية المؤتمر أو ورشة العمل
- سبب المشاركة (الأسباب التي تستدعي من المبتعث المشاركة في المؤتمر او ورشة العمل)
- تحميل الملفات (المسوغات) المطلوبة في الخانات المخصصة لذلك
- إرسال الطلب ليتم تقييمه في الملحقية
المسوغات المطلوب إرفاقها في طلب حضور ندوة أو مؤتمر:
- في حالة وجود مشاركة علمية يجب ارفاق خطاب دعوة او ايميل من الجهة المنظمة للمؤتمر موجه للطالب يؤكد قبول المشاركة متضمنا عنوان المشاركة ونوعها عرض شفهي(oral presentation) او ملصق علمي (poster presentation) من الجهة المنظمة للمؤتمر موضحاً فيه:
- عنوان المؤتمر واسم الجهة المنظمة
- تاريخ بداية ونهاية المؤتمر
- البرنامج التفصيلي للمؤتمر
- رسوم التسجيل في المؤتمر المخصصة للطلاب
- عنوان البحث الذي سيشارك فيه المبتعث
- خطاب من مشرف المبتعث في الجامعة يؤيد الموافقة على حضور الطالب للمؤتمر موضحاً فيه:
- عنوان المؤتمر والجهة المنظمة
- أهمية المؤتمر لدراسة الطالب وعلاقته ببحث الدكتوراه
- مدة ومقر انعقاد المؤتمر
- عنوان البحث الذي سيشارك به في حالة المشاركة
- في حالة عدم وجود مشاركه علميه يكتفى ببروشور عن المؤتمر موضحا تاريخ وتفاصيل المؤتمر ورسوم التسجيل اضافة الى خطاب المشرف
ملاحظات:
- بعد الموافقة على طلب حضور مؤتمر او ورشة عمل يمكن للمبتعث التقدم بطلب تذكرة (حضور مؤتمر أو ورشة عمل)
- إذا تم رفض طلب حضور مؤتمر لعدم إرفاق المسوغات المطلوبة أو لأي أسباب أخرى فيمكن التقدم بطلب جديد مع إرفاق جميع المسوغات المطلوبة ومراعاة الأسباب المذكورة لرفض الطلب وتفاديها
لا يتم التعويض عن حضور مؤتمر إذ لم يحصل المبتعث على موافقة الملحقية المسبقة
