يمكن للمبتعث الأساس أن يتقدم بطلب إضافة مرافق جديد حال وصول المرافق لمقر البعثة للإقامة مع المبتعث خلال فترة البعثة علماً أن المرافقين هم:
- أبناء المبتعث الأساس فقط (وليس أبناء المرافق الزوج أو الزوجة من زواج آخر)
- الزوجات والأزواج
- الوالدان بغض النظر عن جنسيتهم إذا كان لدى المبتعث صك إعالة لهما، وفي حال كون المحرم غير الزوج أو الأب فيلزم إحضار صك وكالة بذلك
كما يتوجب على المبتعث تعديل بيانات جواز السفر أو التأشيرة للمرافقين عند وجود خطأ في البيانات المدخلة على سفير ٢ أو عند تجديد جواز السفر أو التأشيرة أو تعديل وضع المرافق إلى مستمر في حال ايقاف الصرف عليه.
ضوابط إضافة مرافقين:
- تواجد المرافق المراد إضافته في بلد الابتعاث للإقامة مع المبتعث الأساس خلال فترة الابتعاث
- في حال كون المرافق موظفاً حكومياً فيجب إرفاق إجازة من عمله تغطي كامل فترة ابتعاث المبتعث الأساس
- يمكن إضافة مرافقي المرافق الملحق بالبعثة فقط في حال كان لديه موافقة على استمرار أو فصل بعثة مرافق ملحق بالبعثة حيث إن الأنظمة لا تسمح للمرافق بإضافة مرافقين أو صرف مستحقات لهم سواء كان المرافق زوجة أو محرم للمبتعث حتى لو تم إلحاقه بعضوية البعثة إلا في حال كان لدى المرافق موافقة على استمرار أو فصل بعثة مرافق ملحق بالبعثة
- لا يحق للمرافق نظاماً التمتع بإجازة لمدة تزيد عن ثلاثة أشهر في السنة خارج مقر البعثة ويمكنه أن يأخذها مجتمعة في وقت واحد أو متفرقة خلال السنة علماً انه سيتم استرجاع من المبتعث الأساس المبالغ التي صرفت على المرافق للفترات الغير نظامية التي أمضاها خارج مقر البعثة
- لا يصرف لأسرة المبتعث العسكري بدلات نقدية سواءً كان ضابطاً أو فرداً، ويمكن إلحاق زوجته بالبعثة إذا توفرت شروط الإلحاق لديها وكانت بعثة الزوج للدراسة وليست للتدريب، مع ملاحظة عدم إضافة الأطفال للوالدة كون الزوج هو المبتعث الأساس
كيفية التقدم بطلب إضافة مرافقين:
يمكن للمبتعث/ـة التقدم بطلب خدمات المرافقين (إضافة / تعديل المرافقين) عبر الدخول لسفير ٢ واتباع الخطوات في: الدليل الإرشادي – خدمات المرافقين
المسوغات المطلوب إرفاقها في طلب إضافة مرافقين:
- الصفحة الأولى لجواز السفر للمرافق
- التأشيرة للمرافق
- ختم دخول المرافق لمقر البعثة
- الهوية الوطنية للمرافق سارية المفعول
- سجل الأسرة
- شهادة الميلاد موثقة من سفارة خادم الحرمين الشريفين في بلد الابتعاث في حال كان المرافق طفلاً مولوداً في بلد الابتعاث ولم يتم إصدار جواز سفر له
- صك الوكالة الشرعية من الوكيل الشرعي للمبتعثة في حال كان المرافق المحرم غير الزوج أو الأب أو ما يثبت أن المحرم المرافق هو الوكيل الشرعي للمبتعثة
- صك الإعالة للوالدين أو أحدهما مع العلم بأنه لا يتم صرف أي مخصصات لوالدي المبتعث مالم يكن الوالد محرماً للمبتعثة
- سجل الأسرة للمرافقة وعقد الزواج الرسمي إذا تزوج المبتعث حديثاً ولم يحصل بعد على سجل الأسرة الخاص به
- صك الطلاق في حال كانت المبتعثة مطلقة
ملاحظات:
- بعد الموافقة على طلب (إضافة / تعديل المرافقين) يتم إضافة المرافق في النظام وكذلك تحديد تاريخ بداية الصرف وفق الآتي:
- من تاريخ وصوله لمقر البعثة شريطة استمرار بعثة المبتعث الأساس ودراسته
- من تاريخ ولادته إذا كان المرافق مولوداً في بلد الابتعاث
- من آخر ما صرف له إذا كان المرافق مبتعثا وطوي قيده أو كان يصرف له كمرافق مع مبتعث آخر
- بعد الموافقة على طلب (إضافة / تعديل المرافقين) يتم تعديل البيانات تلقائياً في النظام وعند تعديل وضع المرافق إلى (مستمر) يمكن للمبتعث التقدم بطلب صرف فروقات في حال وجود مستحقات مالية لم تصرف للمرافق من تاريخ إعادة الصرف عليه
- لا يحق للمرافق نظاماً التمتع بإجازة لمدة تزيد عن ثلاثة أشهر في السنة خارج مقر البعثة ويمكنه أن يأخذها مجتمعة في وقت واحد أو متفرقة خلال السنة وعند ثبوت عدم تواجد المرافق في مقر البعثة لمدة تزيد عن تزيد عن ثلاثة أشهر في السنة خارج مقر البعثة، فسيتم تعديل وضع المرافق من مستمر إلى غير مستمر مما يؤدي إلى إيقاف الصرف عن المرافق علماً بأنه سيتم استرجاع من المبتعث الأساس المبالغ التي صرفت على المرافق للفترات غير النظامية التي أمضاها خارج مقر البعثة
- في حال ثبوت عدم تواجد المرافق في مقر البعثة بعد قبول طلب (إضافة / تعديل المرافقين)، فإنه سيتم إيقاف الصرف على المرافق، ويمكن للطالب أن يتقدم بالطلب مرة أخرى بعد عودة المرافق إلى مقر البعثة وإرفاق المسوغات المشار إليها أعلاه.
- يمكن للمبتعث التقدم بطلب (صرف فروقات) عند الموافقة على الطلب في حال وجود مستحقات لم تصرف من تاريخ اضافة المرافق
