مفهوم الإجازة للمبتعث: هي عدد الأيام التي يقضيها المبتعث خارج مقر البعثة، حتى لو كانت أثناء إجازة رسمية في المملكة العربية السعودية أو المملكة المتحدة أو لدى المؤسسة التعليمية.
ضوابط الإجازة السنوية:
- أن يكون قد أمضى تسعة أشهر من تاريخ بداية الدراسة لمرحلة اللغة
- ألا تكون الإجازة خلال فترة يغطيها ضمان مالي ساري المفعول
- الحصول على موافقة المعهد على الإجازة
- تقديم ما يثبت تسجيل المبتعث في الفصل أو المستوى الذي يبدأ بعد فترة الإجازة وذلك لضمان التحاق المبتعث بدراسة اللغة فور عودته
- التأكد من عدم مغادرة المبتعث مقر البعثة دون الحصول على الموافقة المسبقة من الملحقية، وفي حال حدوث ذلك فسيتم إيقاف الصرف عليه مباشرة من تاريخ التحقق من المغادرة ولن يتم النظر في طلب الإجازة بأثر رجعي
- عدم مخالفة المبتعث لأنظمة الإقامة التي تشترطها الجهات الرسمية بسبب مغادرته المملكة المتحدة خلال السنة الدراسية
- يفضل أن تكون الإجازة متزامنة مع إجازة المؤسسة التعليمية مثل أعياد رأس السنة وأعياد عيد الفصح وأعياد الدولة المستضيفة.
- إن موافقة الملحقية على طلب الإجازة لا تعني الموافقة على اصدار تذاكر للسفر، ويرجى الاطلاع على ضوابط طلب تذكرة
- تقديم ما يثبت عودة المبتعث لمقر البعثة (ختم الدخول) واستئنافه الدراسة وذلك من خلال التقدم بطلب “استفسار دراسي”
- يمنح المبتعث الذي لم يقم بتسليم البحث إجازة لمدة شهر واحد بعد تقديم خطاب من المشرف يفيد موافقته على الإجازة وبأن ذلك لن يؤثر على مسيرته الدراسية ويتم احتساب تلك المدة من الرصيد المتبقي من الإجازات
- يمنح المبتعث الذي قام بتسليم البحث إجازة بما لا تتجاوز فترة الاستحقاق وفق النظام (90 يوماً لكل 12 شهراً) وبناء على الرصيد المتبقي من الإجازات المستحقة وشريطة موافقة المشرف الدراسي في الجامعة على طلب الإجازة وعلى ألا يؤثر- على مسيرته الدراسية
- يمنح المبتعث في برنامج مدته أكثر من عام حسب القبول بأخذ الإجازة الواقعة بين الفصل الأول والفصل الثاني حسب استحقاقه
- يترتب على عدم العودة إلى مقر البعثة بعد انتهاء الإجازة التي تمت الموافقة عليها وقبل بدء الدراسة ما يلي:
- إيقاف الصرف اعتباراً من تاريخ نهاية الإجازة التي تمت الموافقة عليها.
- خصم الأيام التي قضاها المبتعث خارج الفترة التي تمت الموافقة عليها من الرصيد المستحق للإجازات واتخاذ الإجراءات النظامية والتي منها إفادة جهة الابتعاث بذلك
- اتخاذ الإجراءات النظامية والتي منها إفادة جهة الابتعاث بذلك
- الخروج من مقر البعثة بدون إذن مسبق من الملحقية يعتبر مخالف لأنظمة ولوائح الابتعاث
آلية احتساب الإجازات:
- خلال المدة النظامية لدراسة اللغة (الـ 12 شهراً الأولى):
- يحق للمبتعث الحصول على إجازة لمدة أقصاها (30) يوماً ويفضل تزامنها مع الإجازة الرسمية للمؤسسة التعليمية.
- بعد المدة النظامية لدراسة اللغة (أثناء فترة التمديد بعد الـ 12 شهراً الأولى):
- يحق للمبتعث الذي أنهى المدة النظامية لدراسة اللغة (12 شهراً)، وتمت موافقة الملحقية على استمراره في دراسة اللغة، الحصول على إجازة إضافية بمعدل (2.5) يوماً عن كل شهر إضافي بعد الـ (12) شهراً الأولى من المدة النظامية لدراسة اللغة
كيفية التقدم بطلب الإجازة لمرحلة اللغة:
يمكن للمبتعث التقدم بـطلب إجازة من خلال (استفسار دراسي)
المسوغات المطلوب إرفاقها في طلب الإجازة (استفسار دراسي):
- خطاب من المؤسسة التعليمية بالموافقة على الإجازة موضحاً فيه تواريخ بداية ونهاية الإجازة
- ما يثبت تسجيل المبتعث في الفصل أو المستوى الذي يبدأ بعد فترة الإجازة
إجازة الأمومة (إجازة الوضع)
تمنح المبتعثة إجازة وضع لمدة أربعين يوماً من تاريخ الولادة، وتحسب فترة الإجازة من مدة البعثة ولا تحتسب من الإجازة السنوية.
ضوابط إجازة الأمومة:
- على المبتعثة مسؤولية التنسيق مع المؤسسة التعليمية فيما يخص وضعها الدراسي أثناء إجازة الوضع
- لا يجوز للمبتعثة مغادرة مقر البعثة دون الحصول على الموافقة المسبقة من الملحقية، وفي حال حدوث ذلك فسيتم إيقاف الصرف عليها مباشرة من تاريخ التحقق من المغادرة ولن يتم النظر في طلب الإجازة بأثر رجعي
- لا يسمح بالانسحاب من الفصل الدراسي بعد دفع الرسوم الدراسية وقبل انتهاء الموعد النهائي للانسحاب إلا في ثبوت حالة طارئة.
- إذا كانت المبتعثة تتوقع الولادة خلال الفصل الدراسي، فيجب عليها التنسيق مع الملحقية قبل التسجيل والبدء في الدراسة، وذلك إما عن طريق إنشاء طلب “استفسار دراسي” مع إرفاق التقارير الدراسية والطبية حول وضع المبتعثة ليتم ارشادها للإجراء المناسب
- على المبتعثة مسؤولية التأكد من عدم مخالفة أنظمة الإقامة التي تشترطها الجهات الرسمية بسبب مغادرته المملكة المتحدة خلال السنة الدراسية
- تزويد الملحقية بختم الدخول بعد العودة من السفر إذا كانت قد غادرت مقر البعثة خلال إجازة الأمومة، وذلك عبر التقدم بطلب (استفسار دراسي).
- يترتب على عدم العودة إلى مقر البعثة بعد انتهاء الإجازة إيقاف الصرف ابتداء من تاريخ نهاية الإجازة، ويلزم على المبتعثة تقديم ما يثبت عودتها لمقر البعثة (ختم الدخول) واستئنافها للدراسة ليتم النظر في إعادة الصرف عبر التقدم على طلب “تعديل المخصص المالي (طلب إعادة الصرف) “
كيفية التقدم بطلب إجازة الأمومة (الوضع):
يمكن للمبتعثة التقدم بـطلب إجازة أمومة من خلال طلب “استفسار دراسي”
المسوغات المطلوب إرفاقها في طلب إجازة الأمومة:
- خطاب من المؤسسة التعليمية/المشرف الجامعي محددة ضمنه التواريخ بالموافقة على الإجازة
- آخر تقرير دراسي للمبتعثة
- تقرير طبي رسمي وحديث يبين التاريخ المتوقع للولادة
السماح بالسفر لتجديد التأشيرة
يسمح للمبتعث بالسفر لتجديد التأشيرة لمدة (14) يوماً كحد أقصى، ولا تحتسب من الإجازة السنوية السموح بها حسب المرحلة الدراسية
ضوابط السماح بالسفر لتجديد التأشيرة:
- أن تكون التأشيرة على وشك الانتهاء حسب أنظمة الهجرة البريطانية والتي تتطلب المغادرة إذا لم يكن بالإمكان تجديدها أو تغييرها داخل مقر البعثة
- الرفع للملحقية ببلاغ لضرورة السفر لتجديد أو تغيير التأشيرة، وفي حال السفر بدون إبلاغ الملحقية فسيتم إيقاف الصرف عليه مباشرة من تاريخ التحقق من المغادرة
- على المبتعث مسؤولية التنسيق مع المؤسسة التعليمية فيما يخص وضعه الدراسي أثناء الإجازة
- يلزم على المبتعث التخطيط جيداً للسفر لتجديد التأشيرة بحيث لا يؤدي ذلك إلى الانسحاب من الفصل الدراسي بعد دفع الرسوم الدراسية
- يترتب على عدم العودة إلى مقر البعثة بعد انتهاء الإجازة إيقاف الصرف ابتداء من تاريخ نهاية الإجازة، ويلزم على المبتعث تقديم ما يثبت عودته لمقر البعثة (ختم الدخول) واستئنافه للدراسة ليتم النظر في إعادة الصرف عبر التقدم على طلب “تعديل المخصص المالي (طلب إعادة الصرف)”
كيفية التقدم بطلب السفر لتجديد التأشيرة (استفسار دراسي):
يمكن للمبتعث التقدم بـطلب السفر لتجديد أو تغيير التأشيرة من خلال طلب “استفسار دراسي”.
المسوغات المطلوب إرفاقها في السفر لتجديد أو تغيير التأشيرة:
- خطاب من المؤسسة التعليمية/المشرف الأكاديمي محدداً ضمنه التواريخ بالموافقة على الإجازة
- آخر تقرير دراسي للمبتعث.
- صورة من التأشيرة.
ملاحظات:
- بعد الموافقة على طلب الإجازة يتوجب على المبتعث التقدم بطلب “استفسار دراسي”، وذلك عند العودة من الإجازة لإفادة الملحقية باستئناف الدراسة مع إرفاق ما يثبت ذلك.
